Getting Things Done: 5 кроків до керування справами без стресу

В’ячеслав Сухомлинов
В’ячеслав Сухомлинов
голова представництва David Allen Company в Україні

Велика кількість завдань і поточних процесів гарантує не високу продуктивність, а багато стресу і запаморочення. Щоб мозок ефективно функціонував, він має працювати в дуальному режимі: напружуватись і розпружуватись.

Якщо ми постійно напружені, то мозок виснажується. Постійно тиснути на педаль газу — небезпечно. Допитливий розум постійно підкидає ідеї і підштовхує нас рухатися далі. Однак тільки 4 думки можуть існувати в голові. І вони тримаються дуже недовго: будь-який дзвінок, повідомлення чи проблема докорінно змінюють ситуацію. Тому, багатозадачність — це міф, і відмовившись від багатозадачності, можна вдвічі збільшити свою продуктивність.

Краще звільняти голову від зайвого, щоб сконцентруватись і досягати цілей, щоб бути креативним, мислити стратегічно, просто бути «тут-і-тепер» й отримувати радість від життя. А для цього потрібна проста методологія керування справами. Це мистецтво організувати роботу та життя без стресу.

Приєднуйтеся до закритої facebook-групи управлінців

П’ять кроків, які допоможуть організувати роботу та життя

Методологія Getting Things Done (GTD®) — це система нестресової продуктивності. Метод створив Девід Аллен — консультант із питань керування справами і особистої продуктивності, автор книжки «Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу». Методологія GTD® вчить, як поєднувати робочі процеси й інші важливі справи, бути задоволеним, а також зіставляти бажання і дії. Вона передбачає п’ять етапів: збирання, опрацювання, організація, перегляд і виконання. Коли ви опануєте ці п’ять головних кроків і постійно їх практикуватимете, то одразу відчуєте, як зростає ваша ефективність.

Крок 1. Збирання: зберіть усе, що потребує вашої уваги

Щоб визначитись із «що, як і де», важливо зафіксувати завдання. Це допоможе не втратити потенційно важливих ідей і сконцентруватись на тому, чим ви зайняті в цей момент. Зафіксувавши, стає зрозуміло, що ці завдання нескладно розв’язати і, можливо, окресляться шляхи, що ведуть до мети. Інструментами збирання можуть стати: блокнот, комп’ютер, телефон тощо. Важливо не тримати все в голові. Перевантаження мозку інформацією краде нашу творчу енергію і вводить нас у стан стресу.

Записуючи, ми все вивантажуємо з голови і створюємо простір для важливого. На цьому етапі потрібно зрозуміти, які справи викликають негативні емоції. Їхньою причиною може бути, наприклад, невиконана обіцянка. Є три способи уникнути цього стресового стану: виконати обіцянку, відмовитись від її виконання і зняти обов’язки чи передомовитись або із собою, або з іншою людиною.

Крок 2. Опрацювання: поясніть, що це означає

Збирання нічого не означає, якщо просто перетворюється на список. Важливо повернутись до написаного та пояснити його собі, відповідаючи на такі три запитання:

Що це таке?

Згадати, у якому контексті з’явилось завдання.

Чи потрібно з цим щось робити?

Якщо інформація не потребує ніяких дій, то це або сміття, яке потрібно викинути, або довідкова інформація, яку варто зберегти, або щось, що колись знадобиться, і це варто обміркувати згодом.

Якщо дії потрібні, важливо визначити наступну реальну для виконання фізичну дію. Коли ви її визначите, то варіанти розвитку такі: зробити, делегувати або створити нагадування про те, що необхідно зробити, як тільки з’явиться можливість. Чітко формулюйте й одразу виконуйте завдання, якщо це забирає не більше двох хвилин. В іншому разі — шукайте, кому делегувати завдання. У випадку, якщо і це неможливо — відкладіть завдання, щоб виконати його в майбутньому.

Це проєкт?

Важливо запитати себе, чи досягаєте ви бажаного результату після виконання першої дії, чи не досягаєте. Усе, що потребує кількох кроків, — це проєкт, і його потрібно зберігати окремо.

Формулювання проекту і перша дія важливі для того, щоб запустити процес. Нормально, якщо ви заплануєте від 30 до 150 проєктів і перших дій. Втім, заглиблюючись в один проект, ризикуємо забути про інше.

На етапі опрацювання рішення важливо ухвалювати одразу, щоб запобігти «пожежам» у майбутньому. Думати про одне питання більше ніж один раз — це гаяти час. Нескінченне обдумування — неефективне.

Організовані списки дій спростять вибір і допоможуть завжди бути впевненими, що зараз ви зайняті найважливішою справою.

Крок 3. Організація: розмістіть усе там, де воно має бути

Щоб щось взяти, важливо привчити себе все ставити на місце. Значення дії визначає місце розташування або зберігання. Наприклад, події, які мають відбутися в конкретний день, зберігаємо в календарі, нетермінові дії — у простому списку наступних дій, делеговані завдання — у списку очікування, проєкти — у списку проектів. Ви самі створюєте списки за категоріями залежно від ваших потреб: дзвінки, люди, офіс, дім, комп’ютер, повідомлення тощо. Розділивши справи відповідно до цих категорій, у будь-який момент можна розуміти, які справи доступні для виконання, а отже, підвищити продуктивність і зберегти спокій.

Крок 4. Перегляд: переглядайте регулярно

Переглядаючи завдання щотижнево, ви зберігаєте перспективу. Що далі сягає погляд, то більше зрозумілості. Є шість горизонтів фокусування на наших обов’язках: поточні дії, поточні проєкти, зони відповідальності й уваги, цілі, бачення, місія і принципи.

Реагуючи на останні й термінові справи, ми ризикуємо втратити орієнтири. Ми часто недооцінюємо важливості планування, адже всі плани, які маємо в голові, неминуче втіляться в житті. Важливо знайти час на перегляд, перебуваючи у спокої і нікуди не поспішаючи.

Крок 5. Виконання: просто робіть

Успішний критерій цього етапу — застосовувати всі попередні.

Виконання — це 100 % реалізації задуманого. Важливо робити правильний вибір, що конкретно, як і коли робити. Вибір завжди за вами, а інтуїція допоможе не помилитись і не потрапити в пастку вічної зайнятості. Організовані списки дій спростять вибір і дадуть змогу завжди бути впевненим у тому, що ви зараз зайняті найважливішою справою.

Як це застосовувати сьогодні

Щоб методологія GTD® стала для вас ефективною, потрібно просто її застосовувати: складати списки проектів, зустрічей і обговорень, список очікування делегованих завдань, одразу ухвалювати рішення про наступні дії, застосовувати правило 2 хвилин, фіксувати час на переглядання пошти і бронювати час на щотижневий перегляд. Так вдасться зменшити кількість стресу і впорядкувати життя, у компанії і навіть на кухні, адже GTD® використовують і для особистих та сімейних справ.

Стати автором блогу Executives