Про що управлінцю запитати бухгалтера

Олена Любящева
Олена Любящеваhttps://eyacademyukraine.com/
FCCA, викладачка EY Academy of Business

Я вмію ставити запитання

Кілька років тому мені пощастило працювати з чудовим і дуже мудрим керівником. Він очолював комплексний проєкт, до якого були залучені фінансисти, юристи, технологи, інженери, маркетологи. Кожен, хто з ним спілкувався, вважав, що ця людина з їхнього професійного середовища.

Одного разу його запитали: «Яка у Вас спеціальність?». На що мій керівник відповів: «Я вмію ставити запитання». Це був для мене один з уроків, що залишився на все життя, після якого я переконалась, що правильно поставлене запитання — це половина успіху.

І оскільки я фінансистка, то в цій статті розповім про правильні запитання до бухгалтера, які допоможуть вам ухвалювати якісні рішення.

Правильно поставлене запитанняце половина успіху

Після багатьох років практики у сфері фінансів та економіки я почала викладати: підвищую кваліфікацію фінансових фахівців. Мені дуже подобається, коли слухачі ставлять конкретні запитання. Із запитань одразу зрозуміло, наскільки людина орієнтується у матеріалі, положеннях стандартів, нормативних документах, може їх застосувати на практиці.

Учасники тренінгів розповідають, що найчастіше їм доводиться відповідати директорові на два запитання:

— Куди поділися гроші?

— Скільки нам доведеться заплатити податків?

Розгляньмо, з якої сфери фінансів ці два запитання.

Куди поділися гроші?

Це запитання стосується аналізування та управління грошовими коштами.

Гроші — це кров бізнесу, вони обслуговують усі аспекти приватного підприємництва: придбання сировини й матеріалів, виплата заробітної плати, оплата послуг оренди, транспортних, рекламних послуг і багато іншого. 

Правильне і головне своєчасне аналізування руху грошових коштів вкрай необхідне, щоб ухвалити оперативні рішення. Бухгалтер зазвичай у цьому процесі є статистом, який постфактум збирає, сортує інформацію і представляє її директорові.

Насправді всі результати й показники руху грошей на етапі вирішення задовго до складання звіту обумовлює директор: за що ми платимо або кому даємо відтермінування платежу.

Чи вигідно нам зараз купити цей товар зі знижкою, яку дає постачальник?

Якщо ви вирішуєте купити великий обсяг сировини та матеріалів, оскільки постачальник, наприклад, пропонує знижку за обсяг, ви заморожуєте гроші. Гроші перестають працювати.

Але гроші мають вартість. Щоб купити товари й покласти їх на склад, вам необхідно, найімовірніше, залучити кредитні кошти та платити банкові відсотки. Навіть якщо ви працюєте на «своїх», не позичених грошах, пам’ятайте, що власний капітал — це найдорожчі гроші.

Запитайте бухгалтера: «Чи вигідно нам зараз купити цей товар зі знижкою, яку дає постачальник?». 

Тоді бухгалтер повинен зробити розрахунки, порівняти ставку по кредиту й відсоткову ставку, закладену в знижці, враховуючи період оплати та тривалість заморожування коштів у запасах.

Погодьтеся, що це вже інший рівень запитань, ви запитуєте не просто статистичні дані, де узагальнюється факт із минулого, а залучаєте бухгалтера до випрацювання оперативних рішень.

Яка ефективність, прибутковість угоди?

Компанії, щоб збільшити лояльність клієнтів, ухвалюють рішення про надання відтермінування платежу покупцям. Ваші менеджери з продажів вас переконуватимуть, що так вони збільшать продажі.

Найімовірніше, вони мають рацію. З погляду покупця, якщо постачальник дає відтермінування платежу без підвищення ціни, чому б не скористатися такою щедрою пропозицією?

Скільки коштує компанії таке рішення? Яка ефективність, прибутковість такої угоди? Запитайте про це в бухгалтера. Фахівець одразу розрахує вартість наданого фінансування, і може виявитися, що така програма лояльності занадто дорога, а ви навіть не підозрюєте цього.

Приєднуйтеся до закритої facebook-групи управлінців

Кому надавати відтермінування? Наскільки надійний цей клієнт?

Надаючи відтермінування платежу, є ризик, що клієнти не погасять заборгованості. Кому надавати відтермінування, наскільки надійний цей клієнт? Як побудувати в компанії систему ухвалення рішень про надання відтермінування?

Бухгалтер має достатньо знань у сфері аналізування фінансової звітності. Він може скласти методику аналізування фінансової звітності клієнтів і брати участь у кредитному комітеті, який розділятиме вашу відповідальність щодо збереження та приросту коштів засновників.

Який прибуток отримала компанія? Які напрями продажів, продукти або клієнти найбільш вигідні для компанії? Яка рентабельність виробництва? Які постійні витрати має компанія і які змінні витрати на одиницю продукції?

Нещодавно мене запросили проаналізувати діяльність компанії. Бізнес зростав дуже швидко. Спочатку все контролював власник, він у смартфоні відстежував та розумів всі транзакції, надходження товару, відвантаження.

Зі збільшенням оборотів та створенням відділу продажів, зростанням кількості клієнтів, власник невдовзі заплутався в розрахунках і не розумів: прибутковий його бізнес чи вже збитковий.

Клієнти багато заборгували, і хоча є впевненість, що заплатять, та все ж їхні борги зростають. Товар на складі є, але його вистачить лише на тиждень. Менеджери укладають прибуткові договори, але постійні витрати зростають, і грошей однаково не вистачає.

Він регулярно аналізував укладені угоди на підставі звітів менеджерів, а бухгалтерію віддав на аутсорсинг. 

Така модель сьогодні дуже поширена серед бізнесменів-початківців, які не мають змоги утримувати бухгалтерію, щоб складати статистичну та податкову звітності.

Перше, що ми зробили, звернулися до аутсорсингової компанії, щоб отримати інформацію для аналізування. Чому саме в них, а не в менеджерів із продажів, запитаєте ви. Річ у тому, що бухгалтери складають баланс, у якому нічого нізвідки не з’являється і нічого нікуди не зникає. Там все враховано.

За умови своєчасного надання документів та їхнього опрацювання інформація в балансі точніша, ніж в управлінському звіті менеджерів, який часто ведуть в Excel і рідко коли там нема помилок.

Виявилося, що аутсорсингова компанія чітко виконувала свої функції щодо складання й надання звітів до статистики й податкової, а інформації для управлінського звіту в системі не було! «Нам ніхто не ставив такого завдання», — відповіли бухгалтери аутсорсингової компанії. Немає попиту — немає і пропозиції.

Отже, ми самі робимо з бухгалтерів статистів, які не додають користі нашій діяльності.

Запитуйте, ні, вимагайте, щоб бухгалтер аналізував господарську діяльність. Який компанія заробила прибуток? Які напрями продажів, продукти або клієнти найбільш вигідні для компанії? Яка рентабельність виробництва? Які постійні витрати має компанія і які змінні витрати на одиницю продукції?

Попросіть розрахувати маржинальність за видами продукції, каналами збуту та в розрізі покупців. Хай покаже вам, чи всі гроші, що є на рахунку, ви дійсно заробили, тобто отримали прибуток; можливо, це просто аванси або кредитні кошти. Яка точка беззбитковості вашого бізнесу, тобто скільки вам треба випустити продукції, щоб покрити постійні витрати?

Проаналізувавши господарську діяльність, надану на підставі правдивої бухгалтерської інформації, вам буквально відкриються очі на стан вашого бізнесу, і ви впевнено зможете зробити крок до нових досягнень.

Яка наша фінансова модель? Яка чиста приведена вартість проєкту (NPV)?

Ви замислили розширити виробництво й добираєте варіанти обладнання з урахуванням обсягу випуску, продуктивності та ціни. Хай бухгалтер побудує вам фінансову модель і розрахує чисту приведену вартість проєкту (NPV).

Щоб оцінити ризики, ще потрібно проаналізувати чутливість моделі до вхідних змінних. Вибирайте варіант із найвищим NPV.

Який банк вибрати? Яка пропозиція найкраща? 

Щоб інвестувати в розширення виробництва, виникає потреба залучити фінанси. Не так просто розглянути і порівняти пропозиції різних банків. Одні дають низькі процентні ставки, але вимагають комісії за розгляд заявки, резервування кредитної лінії. Інші банки пропонують ануїтетні виплати кредитних коштів, починаючи вже з першого місяця кредиту.

То який банк вибрати? Попросіть бухгалтера розрахувати ефективну відсоткову ставку по кожному кредиту й порівняйте їх на однаковій методологічній основі. Тільки так ви зможете вибрати найкращу пропозицію. 

Як нам підготуватись до переговорів з банком щодо кредиту? 

Щоб видати кредит, банк зажадає отримати фінансову звітність компанії. На підставі цієї звітності він розрахує ваш кредитний рейтинг і запропонує ставку кредитування.

Що більше в компанії боргів, що менше в компанії активів на балансі, то більш ризиковою така компанія виглядає з погляду кредитора — банку. Отже, для такого позичальника ставка по кредиту буде вищою.

Регулярно з бухгалтером оцінюйте свої шанси на отримання дешевих грошей, попросіть бухгалтера проаналізувати фінансовий стан, розрахувати показники ліквідності й фінансової стійкості.

Коли у нас чергова інвентаризація?

Починаючи бізнес, не забувайте, що не варто обліковувати свої вкладення в активи тільки у смартфоні. Капіталізуйте свої витрати, які будете амортизовувати протягом терміну їхнього корисного використання.

До функцій бухгалтера належить і обліковувати активи, щоб їх зберегти. Сприяйте регулярному проведенню інвентаризації, щорічному переглядові термінів амортизації, щоб ви мали якісну інформацію про стан і перебування активів компанії.

Читайте Нотатки СЕО в Telegram

Перейдімо на застосування міжнародних стандартів фінансової звітності (МСФЗ)?

Ваш бізнес виходить на міжнародний рівень, у вас з’являються можливості вийти на міжнародні ринки запозичення капіталу, де ресурси — набагато дешевші, а можливостей — набагато більше. Запитайте бухгалтера, чому ми досі не перейшли на застосування міжнародних стандартів фінансової звітності (МСФЗ)?

Зовнішні кредитори, потенційні інвестори, бізнесангели, венчурні фонди, банки, які надають зовнішнє торговельне фінансування, ухвалюють свої рішення на підставі фінансової звітності компанії, складеної із застосуванням МСФЗ.

Що швидше ви почнете складати звітність за міжнародними стандартами, то простіше ви інтегруєтесь у міжнародний бізнес.

Що буде, якщо…?

Бухгалтер — ваш незамінний помічник в інформаційному забезпеченні стратегічних рішень для бізнесу. Саме він може скласти бюджет, оперативно вносити зміни у плинні показники, аналізувати ситуацію, відповісти на запитання «Що буде, якщо …?», щоб оцінити ризики.

Скільки нам доведеться заплатити податків?

Друге запитання, яке найчастіше ставлять бухгалтерам: «Скільки нам доведеться заплатити податків?», стосується податкового обліку. Важливо знати, що базою для оподаткування прибутку є фінансова звітність, якій, зазвичай, приділяють мало часу. Потім вже фінансовий прибуток коригують на податкові різниці з амортизації, резервів і фінансових операцій.

Бухгалтер повинен вміти планувати податки. Але завдяки вашим рішенням формування прибутку відбувається щодня.

Не підписуйте договору, не узгодивши з бухгалтером. Саме він здатен підказати, як правильно сформулювати пункти договору, щоб уникнути зайвих податків у межах законодавства або штрафних санкцій.

Приділяйте увагу фінансовій звітності, запитуйте в бухгалтера, як та чи інша операція позначиться на фінансовій звітності компанії з погляду фінансового та податкового обліку.

Як управляти бізнесом із погляду підвищення його вартості? Як оцінити справедливу вартість компанії?

Кожному власникові цікаво знати, скільки коштує його бізнес. Запитайте бухгалтера, як управляти бізнесом із погляду підвищення його вартості, як оцінити справедливу вартість компанії.

Отримавши відповіді на такі запитання, ви впевнено дивитиметесь у завтрашній день, зможете уникнути безлічі ризиків і побудуєте бізнес, що приносить прибуток власникові, добробут і задоволення потреб його працівникам.

Які ви маєте професійні сертифікати?

Не вірите, що є такі бухгалтери? До прикладу, в англійській мові є два слова: bookkeeper і accountant. Обидва слова перекладають як «бухгалтер». Але кваліфікація цих бухгалтерів дуже відрізняється. Перший є обліковцем, статистом, а другий — той, хто здатен відповідати на розглянуті вище запитання.

Щоб бути впевненим у тому, що ви приймаєте на роботу accountant, звертайте увагу на професійні сертифікати кандидата, такі як дипломи ДипІФР, сертифікати CIMA або ACCA. Рівень професійних знань і навичок людей, які мають такі кваліфікації, набагато вищий.

Головнеставити своїм бухгалтерам правильні запитання

Стів Джобс сказав: «Ми наймаємо людей, щоб вони розповідали, що робити нам». Чи будете ви шукати таких бухгалтерів або плекати їх із вдумливих, відданих і надійних ваших співробітників, інвестуючи в їхній професійний розвиток, вирішувати вам. Головне — ставте своїм бухгалтерам правильні запитання.

Стати автором блогу Executives