Інспектор на порозі або як компанії пройти перевірку

Назар Танасишин
Назар Танасишинhttps://www.tmlaw.com.ua/
керуючий партнер T&M Boutique Law Firm, бізнесадвокат

До вас завітав інспектор. Що він має право робити і якими мають бути ваші дії як керівника? Як відбувається перевірка підприємства? І що робити, якщо інспектор зафіксував порушення? Назар Танасишин підготував детальну інструкцію про те, як поводитись керівникові під час перевірки.

Уявімо, що на підприємство приходить інспектор. Він представляється й одразу запитує керівника:

— Ви орендуєте землю?
— Ні.
— Ви виробляєте продукти?
— Ні.
— Ви маєте опалювальний котел?
— Ні.
— Ви маєте смітник?
— Так, є. Ось — офісний смітник для паперу.
— О-о-о, то маємо два варіанти: або 1) ми закриємо перевірку актом і штрафом 340 грн, або 2) надамо вам запит на копії цих документів (простягаючи перелік на 140 позицій) і ухвалюватимемо рішення впродовж 5 днів, що робити далі.

Яке рішення ухвалить керівник? Скільки часу витратить на візити до інспекції? А чи знає він, що будь-яке зафіксоване порушення, навіть якщо воно лише для статистики, може призвести до низки перевірок?

Українські реалії

Здається, така ситуація — нереальна. Втім описаний вище випадок — цілком реальний і стався з моїм клієнтом кілька днів тому. До того ж, цей кейс — найпростіший, бо не ускладнений комплексністю (коли в перевірці беруть участь два або більше органи), об’єктом перевірки (коли це промислове підприємство зі складними технологічними процесами), великою кількістю суб’єктів (коли в перевірці бере участь не лише керівник, але й працівники).

В Україні приблизно 40 контролювальних органів. У 2020 році вони запланували понад 32 200 комплексних візитів. До того ж, кожен із них може постукати до вас з окремою перевіркою — і запланованою (понад 100 тис. перевірок), і позаплановою (понад 30 тис. перевірок).

Важливо знати, як відбуваються перевірки, як поводитись і які ваші права під час перевірки. Незалежно від того, чи маєте ви персонал, відповідальний за перевірки, керівник — це той, хто нестиме відповідальність за кожну дію, документ та слово. Від вас залежить, чи бізнес відбудеться «папірцем», чи штрафом у кілька десятків (сотень) тисяч. 

Звичайно, заохочую вас вести діяльність виключно в межах закону. Проте позиція держави, на жаль, однозначна — суб’єкт господарювання (надалі будемо казати «організація», щоб уникнути нудних юридичних формулювань) — порушник за замовчуванням. Питання лише в ціні, якою ви відкупитесь. І якщо ви не погоджуєтесь із цим, то будьте готові вступити у бій.

Увертюра. Чи є підстава?

В Україні щодо перевірок діє ризик-орієнтований підхід: якщо підприємство може завдати значної шкоди або якщо його вже колись впіймали на порушенні, то до нього, найімовірніше, прийдуть. Чи Ваше підприємство цьогоріч під прицілом інспекторів — перевірте тут: https://inspections.gov.ua.

Найболючіші — позапланові перевірки. Правила діяльності більшості контролювальних органів (окрім органів валютного, податкового, митного, бюджетного контролю та ще низки органів, які під час перевірок керуються спеціальними законодавчими актами) передбачають, що поза планом до вас можуть навідатись у випадку, якщо ви самі подасте письмову заяву про це, або якщо маєте проблеми зі звітністю. 

Також якщо під час минулої перевірки вам видали приписи або інші розпорядчі документи — інспектор прийде знову, щоб перевірити, чи виконуєте ви його настанови.

Пам’ятайте: будь-яка людина може звернутись до відповідного органу в разі порушення її прав, законних інтересів чи заподіяння шкоди життю, здоров’ю, довкіллю, безпеці держави. Таке звернення буде підставою для перевірки, але виключно за погодженням із головним контролювальним органом у цій галузі. А без такого погодження перевірка недопустима. 

Конкуренти та недобросовісні працівники часто використовують цю підставу для тиску, тому будьте особливо обачними.

Передумови перевірок важливі тому, що часто право інспекторів «у будь-який час на безперешкодний доступ» до ваших приміщень, чи «на отримання пояснень у працівників» перетворюється на блокування роботи підприємства на тривалий період та призводить до значних матеріальних втрат. Перший крок, який ви повинні зробити, — поставити запитання собі та інспекторові: «Чи є підстава?».

Акт 1. Початок

Про плановий захід вас повідомлять заздалегідь — не менше ніж за 10 днів. Ви матимете можливість підготуватись і виправити ймовірні порушення, підтягнути хвости. Ще до перевірки раджу залучити юриста та звернутись до інших спеціалістів. Якщо перевірка позапланова, то такого попередження не буде.

Важливо розуміти, що ви маєте право не допустити інспектора до перевірки. І навпаки, якщо ви допустили інспектора до незаконної перевірки, то оскаржити її результати буде проблематично. Судова практика в таких випадках досить однозначна — суди стають на бік контролювальних органів і зазначають, що коли під час незаконної перевірки виявлено порушення, які допустило підприємство, то процедурні порушення не можуть впливати на відповідальність за ці порушення.

Усім зайняти свої позиції інспектор прибув!

Перед початком перевірки посадова особа держоргану повинна:

1. Показати та надати вам копію посвідчення (скерування), яке підписав керівник державного органу або його заступник, у якому вказано прізвище, ім’я, по батькові. Все це має бути підкріплене печаткою. У такому посвідченні (скеруванні) зазначають: 

  • найменування органу, що прийшов; 
  • найменування та розташування вашого підприємства; 
  • номер і дата наказу (рішення, розпорядження), на виконання якого проводять перевірку;
  • перелік інспекторів; 
  • термін перевірки, її тип та форма; 
  • підстави, предмет; 
  • інформація про здійснення попереднього заходу. 

Посвідчення (скерування) чинне лише протягом зазначеного в ньому терміну перевірки.

Часто інспектори приходять на підприємства, яких не існує, за адресами, де не зареєстроване підприємство. Ще частіше скерування видають поспіхом останнього дня, а тому в ньому є багато технічних помилок.

Відсутність інформації або помилка у скеруванні може бути законною причиною не допустити інспектора.

2. Показати службове посвідчення, що засвідчує посадову особу відповідного контролювального органу.

Раджу вам зробити фото особи зі службовим посвідченням. Про шахраїв, які вдають інспекторів, часто попереджають самі державні органи. Кілька разів ми виїжджали до клієнтів, щоб перевірити інспекторів, які зникали ще до нашого приїзду. 

Якщо виникають сумніви, ви можете зателефонувати до відповідного держоргану, щоб переконатись, чи справді посадова особа скерована до вас на підприємство. Це дасть вам змогу впевнитись та виграти час.

Пам’ятайте, що посадова особа органу державного нагляду (контролю) без: 1) посвідчення (скерування) на здійснення заходу та 2) службового посвідчення не має права здійснювати державного нагляду (контролю) організації. 

Ви можете сміливо відмовитись спілкуватись з особою, яка прибула до вас без належних правових підстав, або викликати поліцію, якщо інспектор поводиться агресивно.

Якщо у вас на підприємстві немає журналу реєстрації заходів державного нагляду (контролю) — заведіть такий. По-перше, він дасть вам змогу бачити та демонструвати цілісну картину перевірок, які у вас відбуваються. По-друге, інспектор обов’язково повинен внести запис до такого журналу. У ньому інспектор ще раз фіксує всі необхідні реквізити, які можуть знадобитись згодом.

Якщо є законні підстави не допускати інспектора до перевірки — зважте, чи не варто скористатись своїм правом. Наголошую на цьому, бо часто керівники бояться скористатись цим правом і або дають хабарі, або роблять дурниці, а опісля шукають вирішення. 

Читайте Нотатки СЕО в Telegram


Акт 2. Перевірка

Якщо вам вдалось безпроблемно пройти перший етап, то настав час для інспектування. Поради, подані нижче, як свідчить моя практика, можуть істотно змінити процес перевірки.

1. Фіксування.

Ви маєте право фотографувати чи фільмувати плановий або позаплановий захід, кожну окрему дію, але не перешкоджайте процесові. Для цього потрібно організувати безперервний відеозапис — мати камеру із значним запасом пам’яті та уповноважити когось із працівників фіксувати весь процес перевірки від початку до кінця. 

Будь-яке заперечення інспектора блокуйте посиланням на ч. 8. ст. 4 Закону України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності», яка гласить про таке ваше право. Фіксування має багатий спектр переваг — від дисциплінування учасників до зручності доведення позиції.

2. Час перевірки.

Інспектори можуть перевіряти тільки в робочий час вашого підприємства, зафіксований у правилах внутрішнього трудового розпорядку (від 9.00 до 18.00, наприклад). Термін перевірки повинен бути зазначений у повідомленні (скеруванні), копію якого вам попередньо вручили. Будь-яка вимога здійснювати перевірку в інший час — незаконна. 

3. Поведінка інспектора.

Інспектор не може одноосібно зупинити виробництво (виготовлення) або реалізацію продукції, виконання робіт, надання послуг підприємством. Таке призупинення відбувається тільки за рішенням суду. Якщо ви це розумієте, то зможете правильно оцінити погрози інспекторів.

Не допустимо вилучати у вас оригінали фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, а також комп’ютери чи їхні частини. Якщо ви почуєте таку вимогу, або навіть станете свідком такого — фіксуйте та викликайте поліцію.

Дуже часто інспектори дозволяють собі втручатись у діяльність підприємства, перешкоджати їй, не оцінивши документів, звинувачувати підприємство чи його керівників у порушеннях вимог законодавства, залякувати, кричати, переконувати. 

Варто зазначити, що держслужбовці повинні дотримуватися ділової етики, утримуватися від необґрунтованих звинувачень. Це їхній прямий обов’язок відповідно до закону. Якщо ви зафіксували таку поведінку держслужбовця — не забудьте звернутись на гарячу лінію відповідного органу, а згодом до його керівництва із проханням притягнути інспектора до дисциплінарної відповідальності.

Посадові особи органу державного нагляду (контролю) зобов’язані зберігати комерційну таємницю та конфіденційну інформацію вашого підприємства. Принагідно завжди нагадуйте їм про це. А особливо тоді, коли вони запитують інформацію, яка є для вас особливо комерційно цінною.

Приєднуйтеся до закритої facebook-групи управлінців


4. Ваша поведінка.

Перед кожною перевіркою важливо усвідомити: те, що інспектор має право одержувати пояснення, не означає, що ви повинні видати на-гора всю інформацію про діяльність підприємства. Це стосується і ваших працівників. 

Пам’ятайте, що ви маєте чинні контракти про нерозголошення інформації (NDA), на підприємстві задіяні механізми захисту конфіденційної інформації, і за порушення цих зобов’язань вас можуть притягнути до cуттєвої матеріальної відповідальності.

Під час проведення позапланової перевірки з’ясовують лише ті питання, необхідність перевірити які стало підставою, щоб здійснити цей захід, з обов’язковим зазначенням цих питань у посвідченні (скеруванні) на проведення перевірки. Тому якщо інспектор ставить вам запитання, які не стосуються підстав позапланової перевірки — ви маєте право не відповідати на них.

Пам’ятайте про сентенцію Рокфеллера: «Гроші люблять тишу». Кожне слово має ціну, тим паче під час перевірок.

Акт 3. Післясмак

З’ясувавши все, інспектору залишається дуже важливий крок — оформити результати перевірки. За результатами перевірок посадова особа органу державного нагляду (контролю) обов’язково складає акт. В акті зазначає стан виконання вимог законодавства, а в разі невиконання — докладно описує виявлене порушення з посиланням на відповідну вимогу законодавства. 

Більшість актів — величезний список питань та критеріїв, навпроти яких інспектори пишуть відповіді. В останній день перевірки два примірники акта підписуєте ви та інспектори-перевіряльники.

Ви маєте право підписати акт із зауваженнями або відмовитись його підписувати (посадова особа органу державного нагляду (контролю) вносить вашу відмову до акта). На жаль, зазвичай викладені в актах обставини не відповідають дійсності. У такому разі раджу вам запам’ятати фразу: «Не погоджуюсь із викладеним у цьому документі та маю намір оскаржувати рішення в передбаченому чинним законодавством порядку». 

Інспектори не завжди дають змогу керівникові викласти зауваження чи відмовитись від підписання акта, обґрунтовуючи це тим, що «потім і так можна подати в суд». Проте успішність самого оскарження здебільшого й залежить від вашої позиції під час оформлення результатів.

На підставі акта, складеного за результатами перевірки, під час якої виявлено порушення вимог законодавства, контролювальний орган або звертається до суду з позовом про припинення виробництва (виготовлення), реалізації продукції, виконання робіт, надання послуг, або складає розпорядчий документ щодо усунення порушень, виявлених під час перевірки. Сподіваюсь, у вас порушень не виявлять, але, як свідчить практика, у більшості випадків їх виявляють. 

Каданс. Перевага

Проблема проходження перевірок у час, коли перед держорганами постало завдання наповнити бюджет — надзвичайно гостра. Посилюють її і реактивні зміни в законодавстві, і омолодження штату контролювальних органів. Рекомендую залучати до інспекції професійного правника, який має досвід проходження перевірок і не допустить тиску держорганів чи помилок підприємства. 

Проте будь-який керівник та власник бізнесу повинен знати базові принципи поведінки, викладені у цій статті. Це перша перевага, яку ви отримаєте, коли доведеться зіткнутися із контролювальними органами. Розуміння цих базових принципів додасть вам впевненості під час перевірки, і ви зможете фахово втрутитись у процес, якщо бачитимете, що він не відповідає вимогам закону.

Стати автором блогу Executives