Стратегічна комунікаційна сесія: кому та чому важлива

Сергій Біденко
Сергій Біденко
cпеціаліст із репутаційного менеджменту та антикризових комунікацій

З ким, як та де ваша компанія буде комунікувати найближчого року? Як зміняться ваші основні повідомлення, принципи взаємодії з партнерами? Як привернути увагу клієнтів до своїх послуг і продуктів в умовах пандемії? Усі ці запитання варто винести на стратегічну комунікаційну сесію. 

Кейс 

Стратегічна сесія щодо комунікацій допомогла IT-компанії визначити, хто з партнерів, клієнтів, органів влади, учасників ринку найважливіший та як із ними будувати комунікацію.

Учасники стратсесії визначили, що, орієнтуючись на очікування та побоювання основних зацікавлених сторін, потрібно створити окремі презентації, у яких описати успішні масштабні проєкти й експертизу компанії, розпочати публічну комунікацію через публікації, блоги, виступи на галузевих заходах і впорядкувати інформацію на сайті компанії.

Після проведення комунікаційної стратсесії керівництво компанії та лідери напрямків зрозуміли, який стиль і зміст комунікації необхідно використовувати з кожною із зацікавлених сторін, і створили комунікаційний план на рік. Команда керівників IT-компанії почала активніше долучатися до участі в публічних заходах, до підготовки матеріалів для медіа, більше комунікувати зі співробітниками.


Читайте Нотатки СЕО в Telegram

Як організувати стратегічну комунікаційну сесію?

Рекомендована частота проведення сесій — один раз на рік. Тривалість — щонайменше один день. У стратсесії беруть участь керівники компанії та основних напрямків. Оптимальна кількість учасників — до 12 осіб.

Під час сесії визначають й створюють (чи оновлюють):

  • карта зацікавлених сторін та основні повідомлення для них;
  • список репутаційних ризиків;
  • комунікаційні проєкти, спрямовані на зацікавлених сторін;
  • принципи антикризового плану комунікації.

Крім опрацювання протоколів зовнішньої та внутрішньої комунікації, під час стратсесії можна розглянути потенційні управлінські й адміністративні ризики та шляхи їх мінімізації.

Кейс

Топменеджер компанії постійно потрапляв у поле зору медіа через замовні інформаційні атаки, які мали на меті дискредитувати його й позбавити компанію можливості підписувати великі контракти.

Стратегічна комунікаційна сесія дала змогу топменеджерові зрозуміти, як і з чиєю підтримкою можна посилити захист своєї репутації; як інформаційно працювати на випередження, щоб щоразу не виправдовуватися після публікації «компромату».

Також клієнту провели тренінг із публічних виступів, на якому відпрацьовували основні повідомлення, упевнений і відкритий стиль поведінки під час публічних подій і спілкування з медіа.


Приєднуйтеся до закритої facebook-групи управлінців

Елементи стратегічної комунікаційної сесії

Цілі:

  • визначити стратегічні комунікаційні завдання компанії;
  • розробити основні параметри публічного іміджу;
  • сформувати стратегічний план комунікацій:
  • цільові аудиторії;
  • основні повідомлення;
  • канали комунікації;
  • комунікаційні проєкти;
  • календарний план;
  • рамки бюджету на реалізацію.

Етапи роботи:

  • підготовка стратегічної сесії;
  • проведення стратегічної сесії;
  • опис результатів стратегічної сесії;
  • підготовка стратегічного плану комунікацій;
  • презентація стратегічного плану комунікацій і консалтинг щодо його реалізації.

Підготовка стратегічної сесії

Необхідно зібрати інформацію про всі зовнішні та внутрішні комунікації за останній рік: посилання на публікації, інтерв’ю, заходи, матеріали корпоративних видань і розсилок, і надіслати її учасникам зустрічі не пізніше ніж за 2 дні до стратегічної сесії.

Проведення стратегічної сесії:

  • формулювання бажаного сприйняття компанії чи персони;
  • визначення карти зацікавлених сторін (персон і організацій, на яких буде спрямована комунікація);
  • фіксування очікувань і побоювань щодо кожної зацікавленої сторони (чи групи);
  • визначення основних повідомлень для подальшої комунікації;
  • визначення каналів комунікації та форматів, за допомогою яких будуть доноситися основні повідомлення.

Опис результатів стратегічної сесії:

  • підготовка підсумку зустрічі у вигляді карти зацікавлених сторін: основні зацікавлені сторони, їхні очікування та побоювання, спрямовані на них цільові повідомлення;
  • погодження документа із замовником.

Підготовка стратегічного плану комунікацій:

  • підбір оптимального набору інструментів;
  • опис необхідних політик і процесів реалізації;
  • орієнтовний календарний план;
  • попередній опис комунікаційних проєктів:
  • мета;
  • опис;
  • необхідні ресурси;
  • очікуваний результат;
  • рамки бюджету.

Кейс

Одна з компаній, яка виробляє продукцію масового вжитку, після стратсесії систематизувала бачення щодо основних зацікавлених сторін на найближчий рік і визначила серед них пріоритетних. 

Працюючи над комунікаційною стратегією, виявили чимало успішно апробованих, але несистемних інформаційних продуктів та проєктів компанії, якими керували різні підрозділи.

Новий комунікаційний план на рік розробили на основі цих проєктів. Вони отримали нове життя та ресурси після створення проєктних команд, що складаються з представників різних підрозділів компанії.

Це дозволило значно посилити інформаційну присутність компанії та розпочати ефективну комунікацію з основними зацікавленими сторонами.

Що буде корисним результатом комунікаційної стратсесії:

  • спільне бачення стратегічних планів компанії всіма співробітниками компанії, які беруть участь у її розвитку;
  • спільне розуміння щодо стейкхолдерів, які є пріоритетними для цьогорічних цілей компанії;
  • комунікаційний план і фіксація формату та змісту відповідальності кожного, хто бере участь у його реалізації;
  • критерії оцінки ефективності комунікацій компанії зі стейкхолдерами.

Читати далі Комунікаційна стратегія. Навіщо та як створювати