Як підготувати ефективний виступ?

Дзвінка Завалійhttps://www.facebook.com/keywrds.agency
співзасновниця keywords, агенції з підготовки до публічних виступів
freepik

«У залі гасне світло. На сцену виходить жінка — її долоні спітніли, а ноги злегка тремтять. Промінь прожектора освітлює її обличчя. 1200 пар очей вдивляються їй у вічі. Глядачі відчувають її хвилювання. У повітрі повисло напруження. Жінка відкашлюється та починає говорити.

Далі відбувається щось неймовірне. 1200 мізків у головах 1200 людей починають поводитися дуже дивно. Вони синхронізуються. Чари від жінки на сцені охоплюють кожного в залі. Люди разом зітхають. Разом сміються. Разом плачуть. І це ще не все. Інформація з мозку жінки якось копіюється і передається у мізки 1200 глядачів. Вона залишиться там на все життя, впливаючи на їхню поведінку навіть через роки. Жінка на сцені не чаклунка. Та її сила так само потужна, як і будь-які чари.

Мурахи впливають на поведінку одне одного, обмінюючись хімічними речовинами. Ми робимо це за допомогою поглядів, жестів і дивних звуків, які зриваються з вуст. Людське спілкування — справжнє диво. Ми творимо його щодня. А найінтенсивнішої своєї форми спілкування набуває на сцені».

Це уривок із книжки Кріса Андерсона, куратора TED. Він ілюструє те, яким потужним інструментом ми володіємо, але часто не використовуємо його на повну. То що ж вдіяти? Як зробити свої виступи максимально ефективними?

Що таке ефективний виступ?

Ефективний виступ має саме той вплив, який запланував спікер. Інакше кажучи, це виступ, що досягнув своєї мети, а точніше спікер досягнув мети, яку поставив перед промовою. Що саме варто опрацювати, щоб досягти цього результату?

Зазвичай, коли спікер(-ка) має виступати, то приблизно знає, про що буде говорити. Він чи вона орієнтується, у чому є експертом(-кою), і уявляє собі тему, з якою вийде на сцену (або в зум). А що далі? Як зробити виступ цікавим, а головне ефективним? Пропонуємо наше бачення алгоритму підготовки, який ми зобразили у формулі:

eфективний виступ

Розгляньмо докладніше три етапи підготовки: intention, keywords і delivery.


Приєднуйтеся до закритої facebook-групи управлінців

Етап 1. Intention, або Проаналізувати намір

ефективний виступ

Яка загадкова назва! Розберімося.

Intention — це етап, на якому спікер(-ка) закладає фундамент свого виступу. Підготовка до публічного виступу починається з пропрацювання «чому», мети й головної ідеї промови.

  1. Яке «чому» спікера?

«Чому» — це внутрішня мотивація людини говорити саме на цю тему. Чому спікер(-ка) хоче вийти на сцену? Що його чи її «штовхає у спину»? Чого він чи вона хоче досягти? Після того, як спікер(-ка) зрозуміє своє «чому», він або вона зможе визначити мету промови й продумати, як ті, хто будуть його чи її слухати, почуватимуться після виступу.

Запитання, на які варто знайти відповіді на цьому етапі: 

  • Чому ви хочете говорити?
  • Чому саме на цю тему?
  • Чому вам не байдуже?
  • Чому аудиторія має почути вашу промову?
  1. Яка мета промови?

Ефективний виступ — це той, що досягнув своєї мети, тому важливо виділити час на її визначення та фіксування. Важливо розуміти різницю між особистою й безпосередньою метою промови.

Щоб визначити особисту мету, запитайте себе й запишіть відповіді: 

  • Чого ви хочете досягти за допомогою промови? 
  • Для чого вам виступати? (Наприклад, чи хочете ви стати експертом в очах аудиторії? Чи робите це заради того, щоб залучити нових клієнтів? Якщо так, то пропонуємо глянути ще глибше — для чого це вам?)

Наприклад, одна спікерка назвала метою своєї промови нарощування бренда компанії серед аудиторії. Як це перевірити? Кількістю людей з аудиторії, які відгукнуться на вакансію, яку спікерка оголосить під час презентації. Так спікерка знатиме, що люди сприйняли позитивно бренд компанії та хочуть долучитись до неї.

Мета промови — це ті дії, розуміння чи враження, до яких спікер(-ка) хоче надихнути слухачів. Інакше кажучи, це вплив промови на слухачів, і його потрібно планувати. Для цього слід знайти відповіді на наступні запитання:

  • Хто вас буде слухати? Чим живуть ці люди, за що хвилюються? 
  • Який рівень їхніх знань з теми виступу? Що вони хотіли б від вас почути? 

Розуміння аудиторії виступу та чого вона очікує, критично важливе для успіху промови.

  • Що зміниться для цих людей після вашого виступу? Що вони мають зробити/ відчувати після виступу?
  • Яка мета виступу?
  • Як ви зрозумієте, що досягли мети? (Важливо записати точні критерії.)

Наприклад, один спікер розповідав команді топменеджерів розробки свого R&D відділу. Його метою було зацікавити топменеджерів розробками, щоб ті пропонували клієнтам цю експертизу. Спікер знав, що критерієм успіху топів є утримання клієнтів їхніх вертикалей та укладення додаткових угод. Тобто він добре розумів потреби цільової аудиторії виступу й показав їм шлях, завдяки якому топи отримають те, чого хочуть.

  1. Яка головна ідея промови?

Діана Бугер, експертка зі стратегічних комунікацій, сказала: «Якщо ви не можете написати основну думку одним реченням, то не зможете пояснити її й за годину». Ми погоджуємося з нею, адже спікеру важливо зрозуміти й зафіксувати, які меседжі потрібно донести аудиторії. Як їх відшукати? Слід відповісти на запитання, тримаючи в умі аудиторію виступу:

  • Яку головну ідею ви хочете донести до аудиторії? 
  • Яка єдина думка має залишитися в голові слухача після виступу? 
  • Які супровідні меседжі ви б хотіли донести?
  • Що найважливіше вам потрібно сказати? 

Дуже легко сплутати головну думку й тему промови. Яка ж різниця між ними? Порівняйте: «як розмножувати овець» і «щоб мати приплід овець, нам потрібно спарувати вівцю й барана» або «тайм-менеджмент» і «штука не в браку часу, а у невмінні керувати пріоритетами».
Підозрюємо, що на цьому етапі теорія зрозуміла, тому перейдімо до практики. Для цього попросимо вас переглянути виступ американської поетки Аманди Ґорман. Аманда виступала на інавгурації президента США Джо Байдена з віршем «The Hill We Climb», а ми пропонуємо її спіч «Roar». Він короткий і цікавий, обіцяємо.

Переглянули? Тепер розберімо «чому» Аманди, мету й головну ідею її промови.

Ідея виступу Аманди така: помилки, поразки — це необхідна, незамінна складова на шляху людини, і тільки помиляючись можна продовжити рух і знайти своє місце.

Мету знає лише Аманда, а ми можемо проаналізувати, що і як вона сказала, і пофантазувати. Припускаємо, що мета спікерки — показати важливість помилок на життєвому шляху, донести думку, що після провалу шлях продовжується.

Ми думаємо, що «чому» Аманди таке: її досвід провалу, найімовірніше, був болісним, але проживши його й прорефлексувавши, вона засвоїла неоціненний урок про ставлення до помилок і прагне ним ділитися.

Етап 2. Keywords, або Ключові слова

ефективний виступ

Спікер(-ка) відповів(-ла) на всі складні запитання та має міцний фундамент, на якому стоятиме виступ. Наступний етап — він чи вона має пропрацювати структуру промови, наповнити її історіями, фактами, прикладами (усім, що спаде на думку та що здасться важливим) і відсіяти зайве.

Але зробімо крок назад і розгляньмо тему важливості слів.

Чи чули ви, що ефективність усної комунікації лише на 7% залежить від слів? Теорія звучить так: 7% ефективності спілкування припадає на слова, тоді як 38% забезпечує тембр голосу, а 55% — невербаліка.

Ця теорія, м’яко кажучи, неправдива. Насправді вченого Альберта Мехрабяна, який її запропонував, так роздратувало, що люди постійно неправильно розуміють його теорію, що він зазначив жирним шрифтом на вебсайті, що експерименти досліджували лише передавання емоцій.

Про що йдеться? Наприклад, він досліджував, як сприймуть фразу «Це чудово», сказану гнівним тоном чи супроводжувану погрозливими жестами. За таких обставин слова не мають великого значення. 

Так, передавати емоції важливо, але суть мовлення — у словах. Саме слова розповідають історії, передають ідеї, пояснюють складні поняття тощо. Тому в контексті підготовки виступу наше завдання полягає в тому, щоб, використовуючи слова, передати «картинку» зі своєї голови іншим людям.

  1. Структура виступу. 

На етапі роботи над структурою важливо знайти відповіді на такі запитання:

  • Яка структура допоможе вам донести головну думку? 
  • Яка логіка переходів між структурними блоками? 
  • Як розпочати і завершити промову? Який меседж має нести інтро і завершення?
  1. Наповнення виступу. 

Коли спікер(-ка) зрозумів(-ла) структуру, яка проведе слухачів промовою, наче стежиною до верхівки гори, важливо попрацювати над наповненням кожного структурного елемента. Тут маємо накопичити максимум історій, фактів, даних, прикладів, які стосуються теми промови, і «розмістити» їх у структурі. 

Запитання, що допоможуть це зробити:

  • Які основні тези слід розкрити в кожному структурному елементі?
  • Які історії, приклади, дані допоможуть донести ці тези?

На цьому питанні зупинимось і дещо пояснимо. Що означає «історії, приклади, дані, які допоможуть донести ці тези»? Працюючи над наповненням, ми рекомендуємо спікерам(-кам) керуватись правилом: не слід говорити висновками.

Що це означає? Якщо ви маєте на меті донести, наприклад, що ваше програмне рішення економить компанії гроші, то не варто казати «наше програмне забезпечення зекономить вам гроші». Такі твердження людський мозок позначає як «воду» і «проходить повз».

Краще спрацює, якщо ви покажете фінансові показники своїх клієнтів до користування вашим рішенням та після. З них буде зрозуміло, скільки грошей ви зекономили клієнтам. Саме таким способом ми рекомендуємо «виполювати» оцінювальні судження у вашій промові та заміняти їх на цифри, приклади та історії, які ілюструють ці судження.

Останнє запитання щодо роботи з наповнення промови, яке допоможе «розмістити» накопичений матеріал у структурі:

  • Цей факт, історію, приклад варто сказати на початку, усередині чи в кінці промови? Чому?
  1. Відсіяти зайве.

Коли спікер(-ка) зібрав(-ла) усі приклади та історії, важливо ці елементи звірити з метою та меседжами промови і відсіяти ті, які не допоможуть слухачам зрозуміти головну ідею промови. Запитання, які допоможуть це зробити:

  • Чи підтримує цей приклад головну думку? 
  • Чи зможе ця історія стати ще одним кроком у подорожі учасників вашою промовою? 
  • Чи потрібно включати й пояснювати цей термін? Чи додає він розуміння суті промови? Чи можна без нього обійтися? 
  • Чи допомагає це речення досягти мети промови? 

Якщо відповідь на якесь із запитань «ні», то нещадно вирізайте цей елемент.

Гляньмо знову на промову Аманди Ґорман.

Структура промови Аманди — «гора», тобто історія з наростанням драматичного напруження, не завжди з гепіендом, але з висновком чи уроком у кінці. Також вдалий «хід» — завершити тим самим, чим розпочала Аманда, — вона цитує рядки з вірша, з яким проходила кастинг. Але вона так вдало «перебудувала» контекст, що вдруге ці рядки сприймаються по-іншому. 

Гляньмо на наповнення. Промова Аманди — цілісна історія з висновком, без додаткових аргументів чи фактів. Через власну історію спікерка переносить нас у день кастингу: використовує приклади, демонструє деталі виступу (заїкання, емоції, ходіння на руках), детально описує перепалку з іншими мамами, розповідає про кульмінаційний момент оголошення результатів. Аманда робить висновок: поразка привела її сюди, і це саме те місце, де вона хоче бути, але без кастингу та провалу це було б неможливим. Вона не дає відповідей, підводить за крок, і далі ми маємо самостійно зробити висновок.

Аманда добре впоралася з відсіюванням, адже нічого зайвого ми не зауважили.

Етап 3. Delivery, або Подача

ефективний виступ

На останньому етапі підготовки спікер(-ка) має проаналізувати й підготувати все, що не стосується наповнення промови: середовище виступу (сцена), візуальний супровід, мова тіла.

Тут важливо: 

  • Дізнатися все про «сцену»: який вона матиме вигляд? Які реквізити, музика, тло тощо необхідні для вашого виступу?
  • Створити слайди або відео, якщо вони потрібні.
  • Потренувати мову тіла, опанувати хвилювання. Де та як слід стояти? Як тримати клікер? Що вдягнути? Куди дивитися під час виступу?

Повернімося до Аманди.

Яким було середовище її виступу? Темне тло, прожектор наведений на спікерку, стійка з мікрофоном. Цікаво те, що виступ записаний з одного ракурсу. З одного боку, такий хід відбирає динаміку, і є ризик, що аудиторія швидше стомиться. З іншого боку, фокус наведений на спікерку, і ніщо не відволікає. Історія Аманди настільки цікава й так вдало подана, вона динамічна сама собою, тому тут один ракурс знімання дуже виграшний.

Візуальний супровід промови. Аманда не використовувала ані слайди, ані відео. Вона словами так гарно намалювала історію та переносила туди, куди потрібно, що, на нашу думку, слайди лише б заважали.

Мова тіла. У Аманди не було візуального супроводу, її інструментами були голос, жести, міміка та тіло. Вона ходила на руках, пародіювала дійових осіб, про яких ішлося в історії, відтворювала своїм голосом їхнє звучання, обличчям реагувала на історію разом із залом («whaaat?») і використовувала ще цілий спектр прийомів, які й зробили її спіч таким магнетичним.

Репетиції

За виступами Стіва Джобса стежив увесь світ, він перетворив презентації продуктів на мистецтво. «Звичайно, легко йому, він же вправний оратор!» — можете подумати ви. Але Стів Джобс виступав ефективно не тому, що він визначний спікер, а тому, що він фанатично ставився до підготовки, яку розпочинав за пів року до події, та за кожної нагоди репетирував промову.

Ми рекомендуємо слідувати прикладу Джобса й репетирувати виступ із самого початку підготовки: розказувати чорновий варіант своєї промови друзям, родині, колегам. Після виступу запитайте їх: що ви зрозуміли з мого виступу? Як ви вважаєте, у чому полягає головна ідея? Їхні відповіді допоможуть перевірити, чи наблизилися ви до мети виступу і чи вдалось донести головну ідею. Якщо знайомі вас не зрозуміли, цілком імовірно, що річ не в них, а у тому, як ви подали свої думки, і аудиторія на реальному виступі вас теж не зрозуміє. Подумайте, як по-іншому ви можете подати інформацію й знову прорепетируйте.


Звичайно, така підготовка потребує багато часу та енергії. Але пройшовши усі етапи спікер чи спікерка створить ефективний виступ, який справді працюватиме і досягне поставленої мети. На кінець знову «дамо слово» Крісу Андерсону «Коли ви виходите на на сцену, вам потрібно думати про одне: про справжнє захоплення від того, що ви збираєтесь поділитись своєю пристрастю з людьми».

Щоб продовжити вивчення теми, читайте далі: Почути головне: 8 порад як оцінити цінності топкандидата