Як продати проєкт зацікавленим сторонам

Ольга Садоха
Ольга Садоха
бізнес-тренерка та консультантка з організаційного розвитку, коуч з управління, засновниця тренінгово-консалтингової компанії River Of Knowledge

Я маю досвід роботи з різними проєктами: від побудови системи управління персоналом з нуля до перебудови системи оплати праці чи «переселення» працівників із кабінетів у open space. Працювала як з легкими проєктами, так і зі складними: часом важко передбачуваними та непопулярними. А були й такі, що залишились тільки на папері як пропозиція проєкту, бо його мало хто підтримав або й взагалі ніхто.

Бувало, що проєкт запускали, але він загальмовувався, наштовхувався на спротив і тихо вмирав, так і не досягнувши логічного завершення. Хоча, на перший погляд, у компанії була нагальна потреба у впровадженні пропонованих змін. 

Чому так ставалось? Причин є багато. Одна з них — не зуміли зацікавити, залучити до проєкту тих, кого стосувалися зміни.

Розгляньмо типову ситуацію (засновано на реальних подіях).

Ви — керівник чи керівниця HR відділу невеликої дистрибуторської компанії, яка планує швидко розвиватись у найближчі кілька років. У компанії відбулось стратегічне планування, і після нього ви разом із HR командою проаналізували ефективність всіх чинних HR систем, процесів, процедур і політик, вивчили нові тренди у цій сфері, ще раз опитали менеджерів, що потрібно покращити в роботі вашого напрямку.

Ви дійшли висновку, що насамперед потрібно змінити процес рекрутингу, бо вже багато що можна оцифрувати і вивільнити ресурси рекрутерів на активне «полювання» на кращих кандидатів, ретельніше знайомство з кандидатами, проведення ґрунтовних співбесід. Іншими словами, пришвидшити цей процес і зробити його якіснішим: не втрачати цінних кандидатів і не псувати репутацію компанії.

Ви порахували орієнтовний бюджет інвестицій у програмне забезпечення, внесли потрібні зміни у процес, переробили супутні документи так, щоб ними було зручно користуватись у межах обраної програми. Далі ви взялися за стандартний процес погодження змін. І тут почалось.

Директор з фінансів сказав, що на це немає грошей і з ним це ніхто не погоджував. Директор з продажів — що його люди не будуть витрачати час на «всі ці ваші папірчики, їх завдання — продавати і приносити гроші!». Директор з маркетингу не розуміє, як це вплине на репутацію компанії і взагалі, репутація компанії — це їхня компетенція і ви тут ні до чого. Єдиний, хто вас підтримав — директор з розвитку: він працює віднедавна, і його головне прагнення — оцифрувати все, що можна оцифрувати.

А коли ви зустрілись із СЕО компанії, щоб заручитися підтримкою, то почули: «А що, це все допоможе швидко закривати вакансії? І коли це окупиться? Та й чому саме ця програма? Хіба немає дешевшої? Таблиць Excel не достатньо? У нас не так вже й багато вакансій. Ми ж не рекрутингова компанія!». Завіса.

І ви розумієте, що ваша ініціатива застрягла, так і не почавшись.

Здавалось би, дуже актуальні та потрібні ініціативи з боку HR функції, які виходять із потреб бізнесу. Однак керівники ставляться до них або байдуже, або навіть негативно, не приховуючи цього. 

Такий стан справ свідчить про те, що вам не вдалося «продати» вашу ініціативу. У наведеній ситуації є ще й ризик того, що на етапі впровадження нової системи рекрутингу ви зіткнетеся з опором менеджерів підрозділів та фахівців інших напрямків, які будуть задіяні в цей процес (наприклад, підрозділ ІТ).


Читайте Нотатки СЕО в Telegram

Як залучити зацікавлені сторони?

То яку домашню роботу потрібно зробити, щоб залучити всіх, хто впливає на успішність пропонованого вами проєкту і зменшити спротив ще на етапі його ініціювання?

1. Насамперед з’ясуйте і складіть перелік стейкхолдерів або зацікавлених сторін.

Визначте усіх, кого напряму чи опосередковано буде торкатися впровадження цього проєкту як усередині, так і зовні компанії. Також варто додати у цей перелік тих фахівців чи керівників, до думки яких прислухаються.

У нашій ситуації склався такий перелік:

  • топменеджери;
  • директор з фінансів;
  • супервайзери;
  • регіональні директори;
  • СЕО;
  • служба безпеки;
  • власники компанії;
  • бухгалтерія;
  • тендерна комісія;
  • ІТ відділ;
  • рекрутери;
  • рекрутингові агенції, з якими налагоджено співпрацю;
  • рекрутери-фрілансери;
  • провайдер програмного забезпечення;
  • керівники відділів;
  • інспектор з кадрів;
  • внутрішні інтерв’юери – фахівці різних підрозділів;
  • працівники підрозділів (є реферальна програма за приведеного друга).

Проаналізуйте, яким, з вашого погляду, є ставлення кожної зацікавленої сторони до вашого проєкту (позитивне чи негативне) і як вона буде виявляти своє ставлення (активно чи пасивно). Виокремте тих, хто буде мати найбільш вагомий вплив на успішність впровадження вашого проєкту. Для зручності складіть собі таку матрицю (табл.1).

Активно-негативнеАктивно-позитивне
Пасивно-негативнеПасивно-позитивне

Табл.1. Матриця ставлення зацікавлених сторін 

Якщо у квадратах «активно-негативне» та «пасивно-негативне» опиняться люди з вагомим впливом на успіх вашого проєкту, продумайте, що є підґрунтям  такої позиції і яким чином ви можете її змінити для початку хоча би на «пасивно-негативне» і «пасивно-позитивне» відповідно.

Наприклад, директор з фінансів може опинитись у квадраті «активно-негативне ставлення», бо його основним завданням є економія грошових ресурсів і ефективне їх використання. 

2. Підготуйте обґрунтування для вашого проєкту.

Варто мати кілька варіантів, які б враховували мотивацію різних зацікавлених сторін. Ось перелік запитань, на які важливо знайти відповіді:

  • з якою метою ви ініціюєте цей проект; 
  • чому це актуально саме зараз:
    • що втратить компанія / зацікавлена сторона, якщо все залишити так, як є;
    • що отримає компанія / зацікавлена сторона від впровадження проєкту (йдеться про очікувані результати);
  • майте напоготові обґрунтування:
    • як це корелюється зі стратегією розвитку вашої компанії;
    • фінансова сторона проєкту: економія – скільки і за рахунок чого, повернення на інвестицію тощо;
    • операційна сторона: що спроститься, покращиться, оптимізується для компанії/зацікавленої сторони;
    • репутаційна сторона;
    • вплив на працівників компанії чи підрозділу;
    • критерії, за якими буде оцінюватись успішність проєкту.
  • підготуйте бенчмаркінговий огляд конкурентів або тих компаній, які є в авторитеті у тієї чи іншої зацікавленої сторони.


Приєднуйтеся до закритої facebook-групи управлінців

3. Виберіть найбільш ефективні способи комунікації для кожної із зацікавлених сторін.

Ціллю комунікацій є зміна ставлення тих, хто, на вашу думку, буде проти, і підтримка мотивації всіх, хто від початку має позитивне ставлення до вашого проєкту. Також вдала комунікація залучає до активної участі тих, хто надає перевагу пасивному спогляданню.

Тут не варто всіх рівняти під одну мірку. Адже у кожної людини чи групи людей є своя мотивація і підстави до того чи іншого ставлення. Також різний спосіб сприйняття інформації. Беріть до уваги і рівень довіри, який ви маєте серед зацікавлених сторін. Пам’ятайте, що змінити ставлення з негативного на позитивне вкрай важко, а з позитивного на негативне навпаки — дуже легко.

Важливо пам’ятати: те, що очевидно для вас, далеко не так очевидно для інших. У кожної людини є своя мотивація підтримувати чи ні ваш проєкт. І будь-яка найменша зміна у системі управління людьми більшою чи меншою мірою стосується всіх працівників вашої компанії. Тому продавати ваш проєкт потрібно всім.

Стати автором блогу Executives